Rattaché administrativement à la Direction des Ressources Humaines, vous êtes mis à disposition de l’association GAASPAR. Sous l’autorité hiérarchique du responsable de service, vous occupez le poste de gestionnaire thématiques au sein du pôle thématiques, coordonné et piloté par l’adjoint au responsable de service.

L’association a en charge la gestion des prestations sociales, culturelles, sportives et de loisirs des adhérents parmi les 9 000 agents répartis sur le territoire Auvergne-Rhône-Alpes.

Les activités principales de de GAASPAR destinées aux adhérents et ayants droit cotisant à l’association, sont les suivantes :

• mise en place et suivi de l’organisation d’activités de loisirs, sportives et conviviales pour les adhérents,
• mise en place et suivi de l’attribution des aides sociales pour les adhérents (Chèques Vacances, bons cadeaux, CESU…)
• mise en place et suivi de l’organisation des séjours, circuits et week-ends conviviaux,
• mise en place d’événements particuliers (fête de Noël, journée des référents, …).

Régie par ses Statuts, son Règlement intérieur et la Convention d’objectifs et de moyens signée avec la Région (textes s’imposant à tous et notamment aux salariés mis à disposition), l’association est gérée par un Conseil d’administration composé de 29 membres adhérents de GAASPAR élus pour 6 ans dont un Bureau de 10 membres.

14 agents (12 sur Lyon et 2 à Clermont-Ferrand) dont un responsable de service qui assure seul la mission d’encadrement, mettent en œuvre les décisions prises en instances (Conseil d’administration, Bureau, Commissions thématiques et groupes de travail), assurent leur suivi et rendent compte de leur activité.

L’équipe des permanents est organisée en 4 pôles :

• le Pôle accueil, secrétariat, communication,
• le Pôle comptabilité,
• le Pôle prestations sociales,
• le Pôle thématiques.

Sous l’autorité hiérarchique du responsable de service, le pôle thématiques est une équipe de 4 gestionnaires coordonnée par l’adjointe au responsable de service qui assure le pilotage général de l’ensemble des activités liées aux thématiques.

Au sein de ce pôle, vous êtes chargé de la mise en œuvre de la politique achat des prestations voyages, loisirs et détente, culture et sport et événementiel déterminée en Conseil d’administration et au sein des Commissions thématiques de l’association. Par votre expertise métier, vous apportez, lors des Commissions thématiques, une aide à la décision des administrateurs et veillez au respect du budget alloué à chaque thématique.

ACTIVITES SPECIFIQUES, FONCTIONS TRANSVERSALES (le cas échéant)                                                                                 
Dans un esprit de solidarité, en cas de pics d’activités vous pouvez être amené à recevoir le renfort ponctuel des collègues du pôle prestations sociales ou du pôle accueil/secrétariat/communication ou, à l’inverse, à leur prêter main forte en cas de besoin (Assemblée générale annuelle, la fête de Noël ...).

Dans le cadre du développement et de l’achat de prestations, vous êtes amené à :

• Participer à l’analyse du marché « fournisseurs » pour mieux connaître les prix des prestations, la qualité de celles-ci et les conditions de leur mise en œuvre,
• Participer à la rédaction des cahiers des charges type pour chaque achat de prestation et à l’envoi de ces derniers aux prestataires,
• Participer à l’instruction des offres des prestataires en tenant compte des cahiers des charges et du budget alloué,
• Vous appuyer sur les ressources internes à la Région dans les champs du tourisme, de la culture, du sport et prendre attache directement avec les professionnels de ces secteurs afin de proposer une offre d’activités et des destinations proches des attentes et des lieux de résidence des adhérents.

Dans le cadre du suivi de votre activité, vous êtes amené à :

• Paramétrer les activités dont vous avez la charge sur le logiciel de gestion pour permettre aux adhérents de s’inscrire,
• Mettre en ligne, les descriptifs des activités dont vous avez la charge (présentation, modalités d’inscription et d’organisation de l’activité, tarifs, conditions d’annulation et de remboursement, assurance…),
• Suivre les inscriptions des adhérents aux activités dont vous avez la charge, dans ce cadre :

- organiser, le cas échéant, la sélection des candidatures selon des critères préétablis ainsi que le tirage au sort si nécessaire, dans le cas où des places supplémentaires ne pourraient pas être achetées,

- mettre en place et suivre le paiement des activités par les adhérents et le cas échéant suivre avec la comptabilité les dossiers d’impayés,

- Adresser aux adhérents « sélectionnés » dans les délais prédéfinis, les informations relatives au déroulement du séjour ou de l’activité,

• Assurer, en lien avec le pôle comptabilité, le règlement des factures prestataires selon les conditions négociées et sur la base des justificatifs nécessaires,
• Sous la responsabilité de l’adjointe au responsable de service, gérer les dossiers de litiges avec les adhérents et d’assurance annulation,
• Editer des requêtes à la demande des responsables à partir du logiciel métier,
• Participer à la mise en place d’outils d’évaluation adaptés à chaque type de prestations,
• Participer à la réalisation de tableaux de bords de suivi d’activité,
• Rendre compte de son activité à l’adjointe au responsable de service en charge de la coordination et du pilotage des activités thématiques.

Dans le cadre de la relation aux adhérents, vous êtes amené à :

• répondre aux questions des adhérents relatives aux dossiers dont vous avez la charge, par mail, téléphone ou en cas de sollicitation par un agent d’accueil,
• participer avec votre collègue gestionnaire prestations sociales à la permanence mensuelle au siège de Clermont-Ferrand, pour répondre aux questions des adhérents relatives aux activités thématiques.

Vous disposez d'une expérience professionnelle significative sur un poste de gestionnaire?

Nous recherchons une personne organisée, autonome, force de proposition, disposant  de bonnes qualités relationnelles et appréciant le travail en équipe. Une capacité à  gérer les pics d'activité est également attendue sur ce poste. 

SAVOIR ET SAVOIR FAIRE :

• Avoir un réel intérêt pour la vie associative et l’action sociale, culturelle et de loisirs.
• Maîtriser les outils bureautiques (suite Office et notamment excel) et collaboratifs (Teams).
• La connaissance du secteur touristique, de la culture ou du sport serait un plus.
• Instruire des dossiers selon des critères pré établis.
• Savoir rendre compte.
• Capacité à collecter de l’information et à la traiter de manière ciblée en fonction d’objectifs préétablis.
• Techniques de prévention et de gestion des conflits.
• Connaître les principes de la relation client et de la mise en concurrence.
• Organiser son activité en fonction des priorités et du temps de travail.

Conditions de travail et spécificités liées au poste :

• Rattachement administratif au Directeur des Ressources Humaines.
• Rattachement hiérarchique au responsable de service de GAASPAR.
• Résidence administrative : Lyon ou Clermont-Ferrand.
• Poste télétravaillable.

CONTRAINTES DU POSTE :

Déplacements occasionnels aux sièges de Clermont-Ferrand / Lyon, ou pour rencontrer des prestataires.

Disponibilité requise lors des manifestations conviviales pouvant se tenir le week-end.

OUTILS SPECIFIQUES MIS A DISPOSITION :

Logiciel de gestion PROWEB (formation lors de la prise de poste)