La Région recrute un agent archives/courrier à la Direction du Patrimoine Immobilier et Moyens Généraux.

Sous l’autorité directe du responsable de service pour les archives et du responsable d’équipe courrier clermontois pour le courrier, l'agent assure le traitement et la transmission du courrier de la Région et diverses tâches archivistiques.

Activités métier courrier

● Réceptionner, trier, scanner/enregistrer informatiquement, analyser, orienter et livrer le courrier arrivé

● Assurer les navettes de livraisons de tous les flux (courriers entrants, sortants et internes, documents reprographiés… la liste pouvant être amenée à évoluer) dans les services de la Région ou autres suivant les besoins y compris en dehors de Confluence

● Collecter et gérer le départ du courrier (tri, affranchissement et enregistrement éventuel)

● Effectuer des mises sous plis manuellement ou à l’aide de machines

● Accueillir et conseiller les services dans le traitement de leurs demandes et le choix des produits (lettres suivies, recommandées…) et faire l’interface avec les différents prestataires (coursiers, opérateurs postaux, transporteurs…)

●Effectuer des manutentions parfois lourdes (colis, caisses, chariot…)

Activités archivistiques

● Effectuer divers travaux administratifs (tenue de tableaux Excel, …)

● Manutention et transport depuis les services versants jusqu’au lieu de conservation avec l’aide de chariots, chariots élévateurs et usage d’un véhicule de moins de 3,5 t éventuellement avec hayon,

● Photocopies éventuelles des bordereaux de versement et/ou numérisation,

● Mise à jour des fichiers informatiques et papier, saisie/modification de bordereau de versement

●Récolement de 1er niveau puis consolidation en binôme

● Elimination physique des documents (transport, manutention et surveillance des opérations dans le cadre de l’externalisation)

● Recherches parfois spécifiques, tenue de la main courante électronique ou saisie dans l’outil métier et rappels aux agents, accompagnement et assistance aux chercheurs, assurer la manutention et le transfert des contenants

Autres

● Pallier les absences dans l’équipe (à Lyon comme à Clermont si nécessaire)

● Assurer de l’aide ponctuelle aux autres unités du service (reprographie) et éventuellement aux autres services de la DPIMG que ce soit sur Lyon ou Clermont Ferrand

● Porter les EPI ou autres équipements utiles dans le cadre de la protection du travail conformément aux règles et impératifs de la collectivité

● Poste télétravaillable sur la base des 12 jours flottants

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE:

- Connaissances générales Word, Excel, Power Point, Outlook

- Savoir s’adapter aux logiciels fournisseurs (Colissimo, DHL, …)

- Savoir utiliser les logiciels métier (Elise, Tracio, Ligeo…)

- Savoir rendre compte

- Savoir s’adapter aux changements

- Capacité technique et expérience sur machine de mise sous plis

- Savoir analyser un courrier, un document archivistique

- Porter des charges parfois lourdes

SAVOIR-ETRE:

- Savoir travailler en équipe et en autonomie

- Qualité relationnelle, sens du contact et du service

- Réactivité, capacité d’initiative et sens de l’organisation

- Rigueur, précision et ponctualité

- Discrétion professionnelle indispensable

- Appliquer les instructions

- Appliquer les règles pour les manipulations (gestes et postures)

- Appréhender le fonctionnement de la Région

- Capacité à hiérarchiser l’information

- Savoir rendre compte

- Extraire et réintégrer des dossiers

- Informatique et bureautique

- Mémoriser l’implantation des lieux de conservation et des services

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984